Das Prinzip der Pyramide
Ideen klar, verständlich und erfolgreich kommunizieren
Barbara Minto

"Es gibt nichts Nützlicheres als eine gute Theorie."
Kurt Lewin

1973 veröffentlichte ich eine Reihe von sechs kleinen Büchern über das „Pyramidenprinzip". Darin ging es um eine neue Metho-de, das Problem des unklaren Berichtschreibens insbesondere in Beraterberichten zu lösen. Dieses Pyramidenprinzip besagte, dass klares Denken und somit klares Schreiben leicht zu erkennen sei, da es eine klare Pyramidenstruktur aufweise, während unklares Schreiben immer von dieser Struktur abweiche.
Innerhalb der Pyramide stehen die Ideen auf bestimmte logische Art und Weise in Bezug zueinander (aufwärts, abwärts und seitwärts) und ermöglichen es so, allgemeine Regeln über diese aufzustellen. Somit liegt der Schlüssel zum klaren Schreiben in der Strukturierung Ihrer Gedanken innerhalb einer Pyramide und in der Überprüfung des Geschriebenen auf die Einhaltung dieser Regeln, bevor Sie mit dem Schreiben beginnen.
Diese Ideen wurden während meiner Tätigkeit bei der interna-tionalen Managementberaterfirma McKinsey & Co., zunächst in Cleveland und anschließend in London, entwickelt. McKinsey hatte mich 1963 aus der Gruppe der ersten acht Frauen ausge-wählt, denen damals der Besuch der Harvard Business School gestattet war, und als erste weibliche Beraterin angestellt. McKinsey kam schnell zu dem Schluss, dass ich in Bezug auf Zahlen ein hoffnungsloser Fall, aber eine fähige Schreiberin war. Daher wurde ich nach London zur Zusammenarbeit mit Europäern versetzt, die sich mit der Aufgabe konfrontiert sahen, ihre Berich-te auf Englisch zu schreiben.
Als ich anfing, Material über das Berichtschreiben zu sammeln, stellte ich interessanterweise fest, dass es zwar viele Bücher mit Ratschlägen für das Schreiben von besseren Sätzen und Abschnitten gab, aber keine darüber, wie die Gedanken zu organisieren sind, die diese Sätze und Abschnitte vermitteln sollen. In jedem Buch, in dem das Thema berührt wurde, standen Dinge wie „sei logisch" oder „gliedere logisch". Aber wie um alles in der Welt unterscheidet man eine logische von einer unlogi-schen Gliederung, fragte ich mich. Ich stellte mir selbst die Auf-gabe, dies herauszufinden. Was ich dabei entdeckte, war die Pyramide.
Die Pyramidenstruktur ist auf jedes Dokument anwendbar, in dem Sie Ihre Gedanken klar darstellen sollen. Zur Veranschaulichung folgt ein sehr einfaches Vorher-Nachher-Beispiel:
Punkte in der Reihenfolge, wie sie dem Schreiber einfallen John Collins rief heute an und sagte, dass er die Besprechung um 15.00 Uhr nicht schaffe. Hal Johnson sagt, es mache ihm nichts aus, die Besprechung auf später oder sogar morgen, aber nicht vor 10.30 Uhr, zu verlegen. Die Sekretärin von Don Clifford sagt, dass Clifford nicht vor morgen Abend aus Frankfurt zurück sein werde. Der Konferenzraum ist morgen ausgebucht, aber am Donnerstag frei. Donnerstag um 11.00 Uhr scheint eine gute Zeit zu sein. Ist das in Ordnung für Sie?

1967 haben nur wenige Menschen an dieses Konzept geglaubt, aber es gab ein paar schlaue Köpfe bei McKinsey, die mich auf Unzulänglichkeiten hinwiesen und mir bei der Korrektur halfen. Heute gilt die Minto-Pyramide als ein Firmenstandard bei McKinsey und ist als wesentlicher Teil der Firmenstruktur aner-kannt.
Ich habe McKinsey 1973 verlassen, um die Ideen einem breiteren Publikum nahe zu bringen. Mittlerweile habe ich sie vielleicht 10.000 Menschen sowohl in Berater- als auch in sonstigen Firmen weltweit beigebracht. Auch habe ich zwei vorherige Ausgaben dieses Buches (1981 und 1987) veröffentlicht sowie einen Video-kurs entwickelt (1985).

Es freut mich zu sagen, dass die Minto-Pyramide als Folge dieser Aktivitäten im Consulting zur allgemeinen Norm wurde. Das grundlegende Pyramidenkonzept wurde angenommen und floss in Kurse ein, die an vielen anderen Orten unterrichtet werden.
Die andauernde Lehrerfahrung und die jüngste Arbeit bei der Entwicklung des neuen Videos brachten selbstverständlich neue Einsichten und haben es mir erlaubt, verschiedene Teile des ursprünglichen Konzepts weiterzuentwickeln beziehungsweise zu erweitern. Ich habe ebenfalls erkannt, dass das Pyramidenkonzept einer weitaus größeren Funktion dienen kann, als nur bei der Organisation und Präsentation von Gedanken zu helfen. Es kann, auf den Vorlauf ausgerichtet, ausgeweitet werden und den Prozess der Definition und Analyse von Problemen umfassen. Und es kann auf die Nacharbeit ausgeweitet werden und das Management des gesamten Schreibprozesses bestimmen.
Daher diese neue Version des Buches, das alle Einblicke und Techniken für den Zugang zu den eigenen Gedanken enthält, und die ich seit 1987 erarbeitet habe. Es enthält ebenfalls neue Kapitel, wie die Definition und Analyse von Problemen zu strukturieren und wie die Pyramide visuell auf Papier und am Bildschirm zu präsentieren ist.

1.3 Von unten nach oben denken (Bottom up)

Wenn Sie alle Ihre Informationen gruppieren und zusammenfassen und diese in einer von oben nach unten gerichteten Abfolge darstellen, dürfte Ihr Dokument eine Struktur wie das Diagramm in Abbildung 1.1 aufweisen. Die Kästchen stehen für die einzelnen Ideen, die Sie vorstellen möchten, wobei Sie mit Ihren Gedanken auf der untersten Ebene begonnen haben mit der Bildung von Sätzen, die Sie logisch in Absätze gruppierten. Danach haben Sie die Absätze zu Abschnitten und die Abschnitte zur Gesamtnotiz gruppiert, die durch einen einzigen Gedanken an der Spitze der Pyramide dargestellt wird.

Wenn Sie einen Augenblick darüber nachdenken, was Sie beim Schreiben eigentlich tun, werden Sie erkennen, dass Sie Ihre Hauptideen in dieser von unten nach oben gerichteten Abfolge entwickeln. Auf der untersten Ebene der Pyramide gruppieren Sie Sätze, von denen jeder eine Idee enthält, zu Absätzen.
Nehmen wir an, Sie bringen sechs Sätze zu einem Absatz zusammen. Der Grund, warum Sie gerade diese sechs Sätze und keine anderen bündeln, besteht eindeutig darin, dass Sie zwischen ihnen einen logischen Zusammenhang sehen. Dieser logische Zusammenhang besteht immer darin, dass die einzelnen Sätze alle erforderlich sind, um die einzige Idee des Absatzes zu erklären oder zu rechtfertigen, die tatsächlich deren Zusammenfassung ist. Sie würden zum Beispiel wohl kaum fünf Sätze über Finanzen mit einem Satz über Tennis kombinieren, da es schwierig ist, deren Relevanz untereinander in einem einzigen zusammenfassenden Satz auszudrücken.
Wenn Sie diesen zusammenfassenden Satz anführen, gelangen Sie eine Abstraktionsebene höher, und Sie können den Absatz so betrachten, als enthielte er nur einen Punkt anstatt sechs. Durch diese rationelle Arbeitsweise gruppieren Sie nun, sagen wir, drei Absätze miteinander, von denen jeder einen einzelnen Gedanken auf einer Abstraktionsebene enthält, die eine Stufe höher liegt als die der einzelnen Sätze.
Der Grund, warum Sie aus diesen drei Absätzen einen Abschnitt und keine weiteren bilden, ist ebenfalls, dass Sie einen logischen Zusammenhang zwischen diesen sehen. Und der Zusammenhang besteht wieder darin, dass sie alle erforderlich sind,

WARUM EINE PYRAMIDENSTRUKTUR?
Um die einzelne Idee des Abschnittes zu erklären oder zu rechtfertigen, die wieder eine Zusammenfassung der drei Ideen in den darunter angeordneten Absätzen ist. Exakt die gleiche Gedankenfolge gilt für das Zusammenfassen von Abschnitten zur Bildung des Schriftstücks. Sie haben drei Abschnitte zusammengruppiert (von denen sich ein jeder aus einer Gruppe von Absätzen zusammensetzt, die wiederum aus Satzgruppen aufgebaut wurden), da sie alle erforderlich sind, um die einzige Idee des Schriftstücks zu stützen, das seinerseits eine Zusammenfassung dieser Abschnitte ist.
Da Sie so lange gruppieren und zusammenfassen, bis keine weiteren Zusammenhänge mehr herzustellen sind, ist es klar, dass jede Ihrer schriftlichen Darstellungen immer so strukturiert sein wird, dass sie nur eine einzige Idee stützt, nämlich diejenige, die Ihre letzte Reihe an Gruppierungen zusammenfasst.

Diese Idee sollte Ihr Hauptpunkt oder Hauptargument sein, und alle Ideen, die darunter gruppiert sind, dienen dazu, diesen Punkt eingehender zu erklären und zu rechtfertigen - vorausgesetzt, Sie haben die Struktur richtig aufgebaut.
Glücklicherweise können Sie im Vorfeld feststellen, ob Sie Ihre Struktur richtig angelegt haben, indem Sie prüfen, ob Ihre Ideen so miteinander verbunden sind, dass sie Pyramidengruppen bilden können. Insbesondere müssen Sie drei Regeln befolgen:
1. Alle Ideen auf jeder Ebene der Pyramide müssen immer die Zusammenfassung der unter ihnen gruppierten Ideen sein.
2. Alle Ideen in jeder Gruppierung müssen immer dieselbe Art von Idee sein.
3. Alle Ideen in jeder Gruppierung müssen immer logisch geordnet sein.

Lassen Sie mich erläutern, warum diese Regeln „immer" eingehalten werden müssen.
1. Alle Ideen auf jeder Ebene der Pyramide müssen immer die Zusammenfassung der unter ihnen gruppierten Ideen sein. Diese erste Regel spiegelt die Tatsache wider, dass Ihre Hauptaufgabe beim Denken und Schreiben in der Abstraktion besteht, um eine neue Idee aus den unter ihr gruppierten Ideen zu schaffen. Wie wir oben gesehen haben, ist der Punkt eines Absatzes immer eine Zusammenfassung seiner Sätze, genau wie der Punkt eines Abschnittes eine Zusammenfassung der Punkte seiner Absätze ist und so weiter.
Wenn Sie allerdings einen Punkt aus den gruppierten Sätzen oder Absätzen herausziehen wollen, müssen diese Gruppierungen zunächst einmal richtig gebildet worden sein. Hier kommen die Regeln 2 und 3 zum Zuge.
2. Alle Ideen in jeder Gruppierung müssen immer dieselbe Art von Idee sein. Wenn Sie Ihr Denken nur eine Abstraktionsebene über eine Ideengruppierung hinweg anheben wollen, dann müssen die Ideen in dieser Gruppierung logisch gleich sein. Beispielsweise können Sie Äpfel und Birnen logisch eine Stufe höher als Früchte kategorisieren; in ähnlicher Weise können Sie Tische und Stühle als Möbel einstufen. Doch was geschieht, wenn Sie Äpfel und Stühle zusammengruppieren wollen? Dies können Sie auf der nächsthöheren Abstraktionsstufe nicht tun, denn diese ist bereits durch Früchte und Möbel besetzt.