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Sachbuch

Pearson -Studium
Geb. 271 Seiten
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Das Prinzip der Pyramide

Ideen klar, verständlich und erfolgreich kommunizieren
Barbara Minto

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Das Prinzip der Pyramide, Mintos, Amazon
AUSZÜGE
Vorwort

"Es gibt nichts Nützlicheres als eine gute Theorie."
Kurt Lewin

1973 veröffentlichte ich eine Reihe von sechs kleinen Büchern über das „Pyramidenprinzip". Darin ging es um eine neue Metho-de, das Problem des unklaren Berichtschreibens insbesondere in Beraterberichten zu lösen. Dieses Pyramidenprinzip besagte, dass klares Denken und somit klares Schreiben leicht zu erkennen sei, da es eine klare Pyramidenstruktur aufweise, während unklares Schreiben immer von dieser Struktur abweiche.
Innerhalb der Pyramide stehen die Ideen auf bestimmte logische Art und Weise in Bezug zueinander (aufwärts, abwärts und seitwärts) und ermöglichen es so, allgemeine Regeln über diese aufzustellen. Somit liegt der Schlüssel zum klaren Schreiben in der Strukturierung Ihrer Gedanken innerhalb einer Pyramide und in der Überprüfung des Geschriebenen auf die Einhaltung dieser Regeln, bevor Sie mit dem Schreiben beginnen.
Diese Ideen wurden während meiner Tätigkeit bei der interna-tionalen Managementberaterfirma McKinsey & Co., zunächst in Cleveland und anschließend in London, entwickelt. McKinsey hatte mich 1963 aus der Gruppe der ersten acht Frauen ausge-wählt, denen damals der Besuch der Harvard Business School gestattet war, und als erste weibliche Beraterin angestellt. McKinsey kam schnell zu dem Schluss, dass ich in Bezug auf Zahlen ein hoffnungsloser Fall, aber eine fähige Schreiberin war. Daher wurde ich nach London zur Zusammenarbeit mit Europäern versetzt, die sich mit der Aufgabe konfrontiert sahen, ihre Berich-te auf Englisch zu schreiben.
Als ich anfing, Material über das Berichtschreiben zu sammeln, stellte ich interessanterweise fest, dass es zwar viele Bücher mit Ratschlägen für das Schreiben von besseren Sätzen und Abschnitten gab, aber keine darüber, wie die Gedanken zu organisieren sind, die diese Sätze und Abschnitte vermitteln sollen. In jedem Buch, in dem das Thema berührt wurde, standen Dinge wie „sei logisch" oder „gliedere logisch". Aber wie um alles in der Welt unterscheidet man eine logische von einer unlogi-schen Gliederung, fragte ich mich. Ich stellte mir selbst die Auf-gabe, dies herauszufinden. Was ich dabei entdeckte, war die Pyramide.
Die Pyramidenstruktur ist auf jedes Dokument anwendbar, in dem Sie Ihre Gedanken klar darstellen sollen. Zur Veranschaulichung folgt ein sehr einfaches Vorher-Nachher-Beispiel:
Punkte in der Reihenfolge, wie sie dem Schreiber einfallen John Collins rief heute an und sagte, dass er die Besprechung um 15.00 Uhr nicht schaffe. Hal Johnson sagt, es mache ihm nichts aus, die Besprechung auf später oder sogar morgen, aber nicht vor 10.30 Uhr, zu verlegen. Die Sekretärin von Don Clifford sagt, dass Clifford nicht vor morgen Abend aus Frankfurt zurück sein werde. Der Konferenzraum ist morgen ausgebucht, aber am Donnerstag frei. Donnerstag um 11.00 Uhr scheint eine gute Zeit zu sein. Ist das in Ordnung für Sie?

1967 haben nur wenige Menschen an dieses Konzept geglaubt, aber es gab ein paar schlaue Köpfe bei McKinsey, die mich auf Unzulänglichkeiten hinwiesen und mir bei der Korrektur halfen. Heute gilt die Minto-Pyramide als ein Firmenstandard bei McKinsey und ist als wesentlicher Teil der Firmenstruktur aner-kannt.
Ich habe McKinsey 1973 verlassen, um die Ideen einem breiteren Publikum nahe zu bringen. Mittlerweile habe ich sie vielleicht 10.000 Menschen sowohl in Berater- als auch in sonstigen Firmen weltweit beigebracht. Auch habe ich zwei vorherige Ausgaben dieses Buches (1981 und 1987) veröffentlicht sowie einen Video-kurs entwickelt (1985).


Es freut mich zu sagen, dass die Minto-Pyramide als Folge dieser Aktivitäten im Consulting zur allgemeinen Norm wurde. Das grundlegende Pyramidenkonzept wurde angenommen und floss in Kurse ein, die an vielen anderen Orten unterrichtet werden.
Die andauernde Lehrerfahrung und die jüngste Arbeit bei der Entwicklung des neuen Videos brachten selbstverständlich neue Einsichten und haben es mir erlaubt, verschiedene Teile des ursprünglichen Konzepts weiterzuentwickeln beziehungsweise zu erweitern. Ich habe ebenfalls erkannt, dass das Pyramidenkonzept einer weitaus größeren Funktion dienen kann, als nur bei der Organisation und Präsentation von Gedanken zu helfen. Es kann, auf den Vorlauf ausgerichtet, ausgeweitet werden und den Prozess der Definition und Analyse von Problemen umfassen. Und es kann auf die Nacharbeit ausgeweitet werden und das Management des gesamten Schreibprozesses bestimmen.
Daher diese neue Version des Buches, das alle Einblicke und Techniken für den Zugang zu den eigenen Gedanken enthält, und die ich seit 1987 erarbeitet habe. Es enthält ebenfalls neue Kapitel, wie die Definition und Analyse von Problemen zu strukturieren und wie die Pyramide visuell auf Papier und am Bildschirm zu präsentieren ist.

Das Buch ist in vier Teile unterteilt:
• Teil I (Logik beim Schreiben) erklärt die Minto-Pyramide und zeigt Ihnen ihre Anwendung zur Erstellung einer grundlegenden Pyramide. Um die Technik zu verstehen und auf einfache Texte anwenden zu können, reicht es, wenn Sie nur diesen Abschnitt lesen.
• Teil II (Logik beim Denken) informiert Sie, wie Sie Ihre Gedanken im Detail kritisch betrachten sollen um sicherzustellen, dass die von Ihnen aufgestellten Punkte tatsächlich die Einblicke in Ihre Ideen widerspiegeln, die Sie zusammengruppiert haben. Dieser Abschnitt enthält viele Beispiele und betont die Bedeutung der Klarheit und wie Sie sich selbst den Vollzug dieses Prozess des „nüchtern Denkens" auferlegen müssen.
• Teil III (Logik beim Lösen von Problemen) ist hauptsächlich für Menschen gedacht, die Beraterunterlagen erstellen oder komplexe Probleme analysieren und anschließend jenen ihre Schlussfolgerungen präsentieren müssen, die danach handeln beziehungsweise Entscheidungen treffen müssen. Es wird erklärt, wie man verschiedene Rahmen zur Strukturierung Ihrer Analyse in unterschiedlichen Phasen des Problemlösungsprozesses einsetzt, so dass die Gedanken tatsächlich im Vorfeld organisiert werden können, um leicht in die Pyramidenstruktur eingepasst zu werden.
• Teil IV (Logik in der Präsentation) erörtert Techniken um sicherzustellen, dass die Pyramidenstruktur den Leser nicht ermüden lässt, während Sie Ihre Gedanken der Pyramide entnehmen und sie entweder schriftlich festhalten oder mithilfe von Folien in einer mündlichen Präsentation erläutern.

Darüber hinaus gibt es drei Anhänge. Im ersten werden die Unterschiede zwischen analytischer und wissenschaftlicher Problemlösung behandelt, während der zweite Anhang Beispiele von allgemeinen Mustern enthält, die beim Schreiben von Einführungen verwendet werden. Der letzte Anhang enthält eine vollständige Kurzdarstellung der in diesem Buch herausgear-beiteten Punkte und hebt die bedeutendsten Konzepte und Denktechniken für das einfache Nachschlagen hervor.


Die Anwendung der Minto-Pyramide erfordert beachtliche Disziplin. Wenn Sie sich aber bewusst dazu zwingen, erst zu denken und später in der vorgeschlagenen Art und Weise zu schreiben, sollten Sie dennoch in dramatischer Weise (a) den Zeitaufwand zur Erstellung eines endgültigen Entwurfs wesentlich reduzieren, (b) klarer und (c) kürzer schreiben können. Das Ergebnis sollte frisches, klares Schreiben in Rekordzeit sein.

1.3 Von unten nach oben denken (Bottom up)

Wenn Sie alle Ihre Informationen gruppieren und zusammenfassen und diese in einer von oben nach unten gerichteten Abfolge darstellen, dürfte Ihr Dokument eine Struktur wie das Diagramm in Abbildung 1.1 aufweisen. Die Kästchen stehen für die einzelnen Ideen, die Sie vorstellen möchten, wobei Sie mit Ihren Gedanken auf der untersten Ebene begonnen haben mit der Bildung von Sätzen, die Sie logisch in Absätze gruppierten. Danach haben Sie die Absätze zu Abschnitten und die Abschnitte zur Gesamtnotiz gruppiert, die durch einen einzigen Gedanken an der Spitze der Pyramide dargestellt wird.

Barbara Minto

Barbara Minto wuchs in Cleve-land, Ohio auf. 1961 ging sie an die Havard Business School und studierte dort als eine der ersten Frauen. 1963 wurde sie als erste Beraterin bei McKinsey, eine der weltweit renommiertesten Unter-nehmungsberatungen, einge-stellt. Ihre Schreibfähigkeiten wurden schnell erkannt, weshalb sie 1966 in die McKinsey-Dependance, Londoner wechsel-te, um das Wissen der euro-päischen Berater, effiziente und verständliche Analysen und Berichte zu schreiben, zu ver-bessern.

Sehr bald wurde Minto klar, dass die Berater in Paris und Düs-seldorf die gleichen Probleme haben, fundierte und aussa-gekräftige Berichte zu schreiben, wie in London oder New York. Aus diesen Erfahrungen heraus entwickelte sie das Prinzip der Pyramide, mit dem eigene Ideen und komplexe Zusammenhänge klar und nachvollziehbar struk-tuiert werden können.

Mittlerweile findet das Prinzip der Pyramide Anwendung in allen erfolgreichen Unternehmensbera-tungen, an Universitäten und überall dort, wo immer komplexer werdende Informationen zu Herausforderungen in den Kommunikation werden.

Seit 1973 lebt Babara Minto in London und berät seitdem mit ihrer Firma Minto International, Inc. weltweit führende Unter-nehmen. Darüber hinaus lehrte sie an Universitäten wie Havard, Stanford oder der London Business School.

Abbildung 1.1: Schriftliche Ideen sollten immer eine Pyramide unter einem einzigen Gedanken bilden

Wenn Sie einen Augenblick darüber nachdenken, was Sie beim Schreiben eigentlich tun, werden Sie erkennen, dass Sie Ihre Hauptideen in dieser von unten nach oben gerichteten Abfolge entwickeln. Auf der untersten Ebene der Pyramide gruppieren Sie Sätze, von denen jeder eine Idee enthält, zu Absätzen.
Nehmen wir an, Sie bringen sechs Sätze zu einem Absatz zusammen. Der Grund, warum Sie gerade diese sechs Sätze und keine anderen bündeln, besteht eindeutig darin, dass Sie zwischen ihnen einen logischen Zusammenhang sehen. Dieser logische Zusammenhang besteht immer darin, dass die einzelnen Sätze alle erforderlich sind, um die einzige Idee des Absatzes zu erklären oder zu rechtfertigen, die tatsächlich deren Zusammenfassung ist. Sie würden zum Beispiel wohl kaum fünf Sätze über Finanzen mit einem Satz über Tennis kombinieren, da es schwierig ist, deren Relevanz untereinander in einem einzigen zusammenfassenden Satz auszudrücken.
Wenn Sie diesen zusammenfassenden Satz anführen, gelangen Sie eine Abstraktionsebene höher, und Sie können den Absatz so betrachten, als enthielte er nur einen Punkt anstatt sechs. Durch diese rationelle Arbeitsweise gruppieren Sie nun, sagen wir, drei Absätze miteinander, von denen jeder einen einzelnen Gedanken auf einer Abstraktionsebene enthält, die eine Stufe höher liegt als die der einzelnen Sätze.
Der Grund, warum Sie aus diesen drei Absätzen einen Abschnitt und keine weiteren bilden, ist ebenfalls, dass Sie einen logischen Zusammenhang zwischen diesen sehen. Und der Zusammenhang besteht wieder darin, dass sie alle erforderlich sind,

WARUM EINE PYRAMIDENSTRUKTUR?
Um die einzelne Idee des Abschnittes zu erklären oder zu rechtfertigen, die wieder eine Zusammenfassung der drei Ideen in den darunter angeordneten Absätzen ist. Exakt die gleiche Gedankenfolge gilt für das Zusammenfassen von Abschnitten zur Bildung des Schriftstücks. Sie haben drei Abschnitte zusammengruppiert (von denen sich ein jeder aus einer Gruppe von Absätzen zusammensetzt, die wiederum aus Satzgruppen aufgebaut wurden), da sie alle erforderlich sind, um die einzige Idee des Schriftstücks zu stützen, das seinerseits eine Zusammenfassung dieser Abschnitte ist.
Da Sie so lange gruppieren und zusammenfassen, bis keine weiteren Zusammenhänge mehr herzustellen sind, ist es klar, dass jede Ihrer schriftlichen Darstellungen immer so strukturiert sein wird, dass sie nur eine einzige Idee stützt, nämlich diejenige, die Ihre letzte Reihe an Gruppierungen zusammenfasst.

Diese Idee sollte Ihr Hauptpunkt oder Hauptargument sein, und alle Ideen, die darunter gruppiert sind, dienen dazu, diesen Punkt eingehender zu erklären und zu rechtfertigen - vorausgesetzt, Sie haben die Struktur richtig aufgebaut.
Glücklicherweise können Sie im Vorfeld feststellen, ob Sie Ihre Struktur richtig angelegt haben, indem Sie prüfen, ob Ihre Ideen so miteinander verbunden sind, dass sie Pyramidengruppen bilden können. Insbesondere müssen Sie drei Regeln befolgen:
1. Alle Ideen auf jeder Ebene der Pyramide müssen immer die Zusammenfassung der unter ihnen gruppierten Ideen sein.
2. Alle Ideen in jeder Gruppierung müssen immer dieselbe Art von Idee sein.
3. Alle Ideen in jeder Gruppierung müssen immer logisch geordnet sein.

Lassen Sie mich erläutern, warum diese Regeln „immer" eingehalten werden müssen.
1. Alle Ideen auf jeder Ebene der Pyramide müssen immer die Zusammenfassung der unter ihnen gruppierten Ideen sein. Diese erste Regel spiegelt die Tatsache wider, dass Ihre Hauptaufgabe beim Denken und Schreiben in der Abstraktion besteht, um eine neue Idee aus den unter ihr gruppierten Ideen zu schaffen. Wie wir oben gesehen haben, ist der Punkt eines Absatzes immer eine Zusammenfassung seiner Sätze, genau wie der Punkt eines Abschnittes eine Zusammenfassung der Punkte seiner Absätze ist und so weiter.
Wenn Sie allerdings einen Punkt aus den gruppierten Sätzen oder Absätzen herausziehen wollen, müssen diese Gruppierungen zunächst einmal richtig gebildet worden sein. Hier kommen die Regeln 2 und 3 zum Zuge.
2. Alle Ideen in jeder Gruppierung müssen immer dieselbe Art von Idee sein. Wenn Sie Ihr Denken nur eine Abstraktionsebene über eine Ideengruppierung hinweg anheben wollen, dann müssen die Ideen in dieser Gruppierung logisch gleich sein. Beispielsweise können Sie Äpfel und Birnen logisch eine Stufe höher als Früchte kategorisieren; in ähnlicher Weise können Sie Tische und Stühle als Möbel einstufen. Doch was geschieht, wenn Sie Äpfel und Stühle zusammengruppieren wollen? Dies können Sie auf der nächsthöheren Abstraktionsstufe nicht tun, denn diese ist bereits durch Früchte und Möbel besetzt.

Somit müssten Sie auf eine weit höhere Ebene zurückgreifen und sie als „Dinge" oder „unbelebte Objekte" bezeichnen, wobei beide Bezeichnungen zu weit gefasst sind, um die Logik der Gruppierung anzuzeigen. Beim Schreiben sollten Sie die sich direkt aus der Logik der Gruppierung ergebende Idee anführen, was bedeutet, dass die Ideen in dieser Gruppierung alle derselben logischen Kategorie angehören müssen. Wenn daher die erste Idee in einer Gruppierung ein Grund ist, etwas zu tun, müssen die anderen Ideen in derselben Gruppierung ebenfalls Gründe sein, dasselbe zu tun. Wenn die erste Idee ein Schritt in einem Prozess ist, dann müssen die restlichen Ideen ebenfalls Schritte in dem gleichen Prozess sein. Ist die erste Idee ein Problem im Unternehmen, müssen die anderen Ideen in dieser Gruppierung damit zusammenhängende Probleme sein und so weiter.
Ein abgekürztes Verfahren zur schnellen Überprüfung Ihrer Gruppierungen lautet sicherzustellen, dass Sie Ihre Ideen eindeutig mit einem Substantiv im Plural betiteln können. Folglich werden Sie feststellen, dass alle Ideen in einer Gruppierung Dinge sind, wie Empfehlungen, Gründe, Probleme oder auch durchzuführende Änderungen. Es gibt keine Beschränkung bei den Ideenarten, die zusammen gruppiert werden können, aber die Ideen in jeder Gruppierung müssen von gleicher Art sein. Sie müssen sich durch ein Hauptwort in der Pluralform beschreiben lassen. Wie Sie sicherstellen, dass Sie jedes Mal ähnliche Ideen zusammengruppieren, wird in Teil Zwei in den Kapiteln 6 und 7 näher erläutert.
3. Alle Ideen in jeder Gruppierung müssen immer logisch geordnet sein. Das heißt, es muss ein spezifischer Grund vorliegen, warum die zweite Idee an zweiter Stelle genannt wird und nicht an erster oder dritter. Wie Sie die richtige Ordnung festlegen, wird in Kapitel 6 - Logische Ordnung auferlegen im Einzelnen erläutert. Im Wesentlichen wird dort gesagt, dass es nur vier logische Möglichkeiten gibt, eine Reihe von Ideen zu ordnen: - deduktiv (Hauptvoraussetzung, Nebenvoraussetzung, Schlussfolgerung); - chronologisch (erster, zweiter, dritter); - strukturell (Boston, New York, Washington); - vergleichend (am wichtigsten, am zweitwichtigsten und so weiter).


Die von Ihnen gewählte Ordnung spiegelt den analytischen Prozess wider, den Sie zur Bildung der Gruppierung vollzogen haben. Wenn diese Ordnung durch deduktive Argumentation gebildet wurde, werden Ihre Ideen nach Argumenten geordnet. Wenn die Ordnung durch Erarbeitung der Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge gebildet wurde, werden Ihre Ideen chronologisch geordnet. Wenn die Ordnung durch Kommentare zu einer vorhandenen Struktur gebildet wurde, wird die Ordnung von der Struktur diktiert. Und wenn die Ordnung durch Kategorisieren gebildet wurde, werden Ihre Ideen nach Bedeutung geordnet. Weil diese vier Tätigkeiten - das deduktive Argumentieren, die Erarbeitung von Ursache-Wirkungs-Zusammenhängen, die Unterteilung eines Ganzen in seine Teile und die Kategorisierung - die einzigen analytischen Fähigkeiten sind, die der menschliche Geist beherrscht, stellen sie auch die einzigen uns möglichen Ordnungssysteme dar.

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